معلومات مفيدة لحياتك اليومبة

الموظف وفن إدارة الوقت وتنظيمه

Google Plus Share
Facebook Share

كثير منا يخطط بينه وبين نفسه ويسعى لتنفيذ تلك الخطط.. ظناً منه أنه يستطيع القيام بالكثير من الأعمال.. لكنه في الوقت نفسه يشعر بأنه لا يملك الوقت للقيام بها.. يحاول الاستيقاظ باكراً ليبدأ العمل من الصباح.. ورغم ذلك يبقى لديه الكثير لينجزه.. يجرب السهر ليلاً علّه ينهي ما يود إنجازه بوقت أسرع.. لكن مشكلته تبقى مستمرة.. يضع جدولاً يقسم به المهام التي عليه القيام بها خلال النهار.. ورغم ذلك لا ينجح في تنظيم وقته.. ترى ماهي الأسباب التي تجعل الموظف حائراً وهو يشاهد وقته يضيع أمام عينيه؟.. وهل هناك طرق تساعده على تنظيم الوقت لأداء أعماله بالشكل الأمثل والنجاح في عمله وحياته كلها؟..
الوقت..
يعبر الوقت عن المسافة الزمنية الفاصلة بين الأحداث أو التعبير عن نقطة ما على الخط الزمني. وحدات قياس الوقت والزمن تشمل الثانية والدقيقة والساعة واليوم والأسبوع، كما تستخدم كسور هذه الوحدات للتعبير عن الوقت أيضاً، أما الشهور والسنين فإن استخدامها كوحدات لقياس الزمن فهو غير دقيق بالرغم من شيوعه، وذلك لاختلاف أطوال الشهور وأطوال السنوات.
ماذا نعني بإدارة الوقت؟
هي الطرق والوسائل التي تعين المرء على الاستفادة القصوى من وقته في تحقيق أهدافه وخلق التوازن في حياته ما بين الواجبات والرغبات والأهداف.
والاستفادة من الوقت هي التي تحدد الفارق ما بين الناجحين والفاشلين في هذه الحياة، إذ أن السمة المشتركة بين كل الناجحين هي قدرتهم على الموازنة ما بين الأهداف التي يرغبون في تحقيقها والواجبات اللازمة عليهم تجاه عدة علاقات، وهذه الموازنة تأتي من خلال إدارتهم لذواتهم، وهذه الإدارة للذات تحتاج قبل كل شيء إلى أهداف ورسالة تسير على هداها، إذ لا حاجة إلى تنظيم الوقت أو إدارة الذات بدون أهداف يضعها المرء لحياته، لأن حياته ستسير في كل الاتجاهات مما يجعل من حياة الإنسان مشتتة لا تحقق شيء، وإن حققت شيئاً فسيكون ذلك الإنجاز ضعيفاً وذلك نتيجة عدم التركيز على أهداف معينة.
معوقات تنظيم الوقت
كثير من الأشخاص حولنا تسأله عن الأمور التي يريد إنجازها في حياته، فيعدد لك الكثير من الأمور لكنه يختمها بجملة "ليس لدي وقت".. فهل فعلاً نحن نعاني من نقص الوقت أم أن هناك مشكلة في تنظيم الوقت؟.. الحقيقة أن مشكلتنا بكل بساطة هي عدم القدرة على تنظيم الوقت.. وكلنا نعرف أن معوقات تنظيم الوقت كثيرة، وكل ما عليك فعله هو أن تتجنبها ما استطعت.. ومن أبرز هذه المعوقات..
- عدم وجود أهداف أو خطط.
- التكاسل والتأجيل، وهذا أشد معوقات تنظيم الوقت، فتجنبه.
- النسيان، وهذا يحدث لأن الشخص لا يدوّن ما يريد إنجازه، فيضيع بذلك الكثير من الواجبات.
- مقاطعات الآخرين، وأشغالهم، والتي قد لا تكون مهمة أو ملحة، اعتذر منهم بكل لباقة، لذا عليك أن تتعلم قول "لا" لبعض الأمور.
- عدم إكمال الأعمال، أو عدم الاستمرار في التنظيم نتيجة الكسل أو التفكير السلبي تجاه التنظيم.
- سوء الفهم للغير مما قد يؤدي إلى مشاكل تلتهم وقتك.
- ضغوط العمل الكثيرة مما يسبب التوتر للموظف ولا يعود قادراً على التركيز في أعماله وإنجازها بالوقت المتاح.
- عدم وضوح الاختصاصات والمهام والأدوار في العمل، مما يُشعر الموظف بضغط أكبر عليه بسبب عدم معرفته بمهامه الأساسية فيعيش حالة من الضياع.
فوائد تنظيم الوقت
للأسف فإن الكثير من الأشخاص عندما يشعرون بضغط في العمل وعدم القدرة على تنظيمه بشكل جيد، يقومون بالتركيز على أعمالهم وإعطائها وقتهم كله مما يؤدي لتقصير بحق أنفسهم وعائلاتهم، ويعود بالتأثير السلبي على إنتاجيتهم في العمل بشكل أو بآخر، لذا كان من الضروري الإشارة إلى أن تنظيم الوقت يعني أن تقسم وقتك بحيث يكون هناك وقت للمرح والتسلية، وقت للعمل، ووقت للعلاقات الاجتماعية والعائلية.. وهذا يفيدك في نواحي عديدة نذكر منها:
- الشعور بالتحسن بشكل عام في حياتك.
- قضاء وقت أكبر من التسلية والمرح والنشاطات الاجتماعية مع العائلة والأصدقاء.
- زيادة إنتاجيتك في العمل مما يساعدك لتحقيق طموحك وأهدافك وزيادة مرتبك الشهري.
- تحسين نوعية العمل.
- تحقيق أهدافك وأحلامك الشخصية.
- تقليل عدد الأخطاء المتوقع ارتكابها.
- التخفيف من الضغوطات سواء في العمل أو الحياة الشخصية.
- إتمام أعمالك بشكل اسرع ومجهود أقل.
- الاستغلال الأمثل ليومك: فعندما يكون لديك برنامجاً واضحاً إدارة وقتك هذا يعني أنه بإمكانك تحديد الأوقات التي تكون بها متفرغاً فتحاول استغلالها بالشكل الأفضل.
نصائح هامة لتنظيم الوقت
من المهم قبل كل شيء أن تعرف بأن الوقت سريع الانقضاء، يمر كالسحاب، ويجري جري الرياح، فما مضى لن يعود، وكل ساعة تمضي، كل لحظة تمضي، وكل يوم يمضي لا يمكن تجربتها مرة أخرى. لذا ليس عليك التفكير بالوقت الذي مضى، وإنما محاولة تنظيم وقتك الحالي واستغلال كل لحظة تعيشها لتحقق النجاح الذي تطمح له..
1- إدراك أهمية الوقت: إن الذين لا يدركون أهمية أوقاتهم هم أكثر الناس تضييعاً لها، وبالتأكيد لن يحافظ على الوقت من لم يعرف قيمته وأهمية تنظيمه. لذا عليك أن تعي أهمية كل دقيقة تمر من وقتك وضرورة استثمارها بالشكل الأمثل.
2- وجود خطة، فعندما تخطط لحياتك مسبقاً، وتضع لها الأهداف الواضحة يصبح تنظيم الوقت سهلاً وميسراً، والعكس صحيح، إذا لم تخطط لحياتك فتصبح مهمتك في تنظيم الوقت صعبة.
3- لا بد من تدوين أفكارك، وخططك وأهدافك على الورق، وغير ذلك تعتبر مجرد أفكار عابرة ستنساها بسرعة، إلا إذا كنت صاحب ذاكرة خارقة، وذلك سيساعدك على إدخال تعديلات وإضافات وحذف بعض الأمور من خطتك.
4- بعد الانتهاء من الخطة توقع أنك ستحتاج إلى إدخال تعديلات كثيرة عليها، لا تقلق ولا ترمي بالخطة فذلك شيء طبيعي.
5- الفشل أو الإخفاق شيء طبيعي في حياتنا، لا تيأس، وكما قيل: أتعلم من أخطائي أكثر مما أتعلم من نجاحي.
6- يجب أن تعوّد نفسك على المقارنة بين الأولويات، لأن الفرص والواجبات قد تأتيك في نفس الوقت، فأيهما ستختار؟ باختصار اختر ما تراه مفيداً لك في مستقبلك وفي نفس الوقت غير مضر لغيرك.
7- اقرأ خطتك وأهدافك في كل فرصة من يومك.
8- استعن بالتقنيات الحديثة لاغتنام الفرص وتحقيق النجاح، وكذلك لتنظيم وقتك، كالإنترنت والحاسوب وغيره.
9- تنظيمك لمكتبك، غرفتك، سيارتك، وكل ما يتعلق بك سيساعدك أكثر على عدم إضاعة الوقت، ويظهرك بمظهر جميل، فاحرص على تنظيم كل شيء من حولك.
10- الخطط والجداول ليست هي التي تجعلنا منظمين أو ناجحين، فكن مرناً أثناء تنفيذ الخطط.
11- ركز، ولا تشتت ذهنك في أكثر من اتجاه، وهذه النصيحة أن طبقت ستجد الكثير من الوقت لعمل الأمور الأخرى الأكثر أهمية وإلحاحاً.
11- اعلم أن النجاح ليس بمقدار الأعمال التي تنجزها، بل هو بمدى تأثير هذه الأعمال بشكل إيجابي على المحيطين بك.
12- عاشر وخالط الأشخاص الذين يهتمون بتنظيم أوقاتهم، وابتعد عن أولئك الذين يكررون عبارة "ليس لدي وقت" ويقضون وقتهم في الكلام فقط دون القيام بأي فعل.


تعليقات

هنا تضع الإدارة وصفاً ما

لا يوجد حالياً أي تعليق, كن الأول بالتعليق



تعليقك هنا

هنا تضع الإدارة وصفاً ما

* البريد الإلكتروني
* الاسم الكامل
تعليقك
* كود التحقق